Academia y Clínica de adultos

Dónde se administra

Los programas mensuales se administran desde la aplicación de escritorio:

Se cobra la mensualidad completa desde el mes de inicio, sin prorrateo. Los pagos se registran en Caja, pestaña Pendientes → Clases y academias.

La Academia de Golf opera de lunes a jueves en el horario recurrente definido en Configuracion. La de Tenis usa los días y horarios configurados en Tenis → Clases → Configuracion.

Para las clases regulares (por clase o con paquete de horas) y el portal de profesores, consulta Clases de Golf y Tenis.

Alumnos

• Nuevo alumno abre el formulario con nombre, profesor preferido, correo, teléfono, contacto (padre, madre o tutor) y notas. Después de crearlo, selecciona su paquete para completar la inscripción.
• No se puede crear un alumno que ya existe (mismo nombre y correo, o la misma persona de Socios). Si el alumno existente está inactivo, reactívalo con Editar → Alumno activo en lugar de crearlo de nuevo.
• Desmarcar Alumno activo impide nuevas reservas, pero no detiene la inscripción. Para dejar de cobrar y cancelar reservas futuras, usa Finalizar inscripción.
• Un alumno inactivo no se puede agregar a una clase, ni en Golf ni en Tenis: reactívalo primero.

Inscribir alumnos

En Inscripciones · Academia mensual:

1. Elige el paquete en Seleccione paquete. El paquete define cuántos niños cubre, las clases por semana por alumno y el precio mensual.
2. Marca a los alumnos existentes o pulsa Agregar alumno nuevo para capturar nombre, teléfono y correo. Los alumnos nuevos y su paquete se guardan juntos al confirmar.
3. Elige el mes de inicio.
4. Pulsa Confirmar inscripción cuando el número de alumnos coincida con el paquete.
5. Aparece el aviso Inscripción guardada con el botón Programar clases: púlsalo para reservar sus clases de inmediato (ver Programar clases). Si prefieres hacerlo después, pulsa Más tarde; la tarjeta del alumno mostrará Sin clases programadas hasta que lo hagas.

Los alumnos sin inscripción muestran Requiere asignar paquete. El catálogo se edita en Administrar catálogo de paquetes (nombre, niños, clases por semana, precio mensual, orden y notas); los cambios de precio no afectan cobros ya emitidos.

Cambiar o anular una inscripción

En Suscripciones actuales y programadas (marca Mostrar historial para ver también las finalizadas):

• Cambiar programa un cambio de paquete o de alumnos a partir de un mes futuro (por defecto, el siguiente). Pulsa Programar cambio para guardarlo.
• Anular antes de iniciar aparece en inscripciones que aún no comienzan. La inscripción se anula y no genera cobros. Los cobros ya anulados no impiden esta acción.

Niveles y grupos

La sección Niveles y grupos organiza a los alumnos de Academia (Golf y Tenis):

• Nuevo nivel crea un nivel con nombre libre. Para eliminar un nivel con alumnos, elige un Nivel de reemplazo.
• Nuevo grupo define nombre, nivel, profesor, cupo, ubicación (Golf) o cancha (Tenis), días y alumnos. Los alumnos seleccionados toman el nivel del grupo y salen de su grupo anterior.
• En Nivel y grupo de cada alumno busca a un alumno y pulsa Cambiar para moverlo.

Guardar un grupo no crea reservas. Para reservar, pulsa Programar grupo, elige Desde y Hasta, revisa la Vista previa del grupo y pulsa Guardar reservas del grupo.

Programar clases

Desde una inscripción, Programar clases reserva las clases de los alumnos cubiertos:

1. Marca los alumnos (los inactivos no se pueden seleccionar).
2. Elige profesor, ubicación (Golf) o cancha (Tenis), fechas Desde y Hasta, y los días del horario de Academia.
3. Pulsa Vista previa. Cada fila indica si está lista, si ya existía o si hay un conflicto.
4. Si no hay conflictos, pulsa Guardar reservas.

Se pueden programar hasta 90 días y 128 reservas de alumnos por operación. Las clases ya inscritas se conservan. Para omitir un conflicto, ajusta fechas o días y revisa de nuevo.

Para agregar a un alumno a una sola clase, abre el horario en la pestaña Horario y pulsa Agregar. Solo aparecen alumnos con inscripción vigente.

Estado mensual y cobros

Cada alumno muestra una tarjeta con el mes seleccionado en Periodo: paquete, clases por semana, clases agendadas, próxima clase y el estado de la mensualidad:

• Pendiente de pago, Pagado en Caja, Requiere revisión en Caja o Anulado.
• Mensualidad pendiente de generación: la inscripción existe pero el cobro del mes aún no se genera. Los cobros se generan automáticamente cada día.
• Ir a Caja abre Caja con ese pendiente seleccionado. Solo lo ven los usuarios que pueden registrar pagos en Caja.

Junto al mes, la tarjeta puede mostrar estas etiquetas:

Pausar un mes

Usa Pausar mes cuando la familia se ausenta un mes completo (por ejemplo, vacaciones) sin dejar la Academia.

1. En la tarjeta del alumno, pulsa Pausar mes.
2. Elige el Mes (por defecto, el del Periodo; solo el actual o uno futuro) y, si quieres, el Motivo.
3. Confirma con Pausar mes.

Ese mes no se cobra (si ya había un cobro pendiente sin pago, se anula solo) y se cancelan sus clases desde hoy; las clases ya dadas se conservan. La pausa aplica a todos los alumnos del paquete. Si el mes ya está pagado, corrígelo primero en Caja.

Para quitar la pausa, pulsa Reanudar mes y confirma. El mes se vuelve a cobrar, pero las clases canceladas no se recuperan: prográmalas de nuevo con Programar clases.

Anular cobro

Usa Anular cobro cuando un alumno no pagará un mes pendiente, por ejemplo si la familia deja la Academia a mitad de mes.

1. En la tarjeta del alumno, junto a Ir a Caja, pulsa Anular cobro.
2. Escribe el Motivo (obligatorio).
3. Confirma con Anular cobro.

El cobro desaparece de Caja, se marca como Anulado y no se vuelve a generar. La anulación queda registrada en el historial con el motivo.

Los cobros anulados no bloquean Finalizar inscripción ni Anular antes de iniciar.

Alumnos inactivos y cobros

Mientras todos los alumnos cubiertos por una inscripción estén inactivos, no se generan nuevas mensualidades. La tarjeta lo indica con el aviso Alumno inactivo con suscripción vigente. Si reactivas a un alumno, el siguiente proceso diario genera el cobro de ese mes.

La pausa no cierra la inscripción. Para darla de baja formalmente, usa Finalizar inscripción.

Finalizar inscripción

1. En la inscripción, pulsa Finalizar inscripción.
2. Elige el Último mes de inscripción y cobro (el actual o uno posterior).
3. Pulsa Revisar finalización. Se muestran los cobros registrados y las reservas posteriores que se cancelarán.
4. Si no hay avisos en rojo, pulsa Confirmar finalización.

La inscripción termina al cerrar ese mes para todos sus alumnos. Las reservas posteriores se cancelan; los cobros y el historial se conservan. La mensualidad completa del último mes sigue correspondiendo; si no se cobrará, anúlala con Anular cobro.

No se puede finalizar si hay cobros no anulados posteriores al mes final o clases que requieren corrección en Caja. Corrígelos en Caja o anula los cobros pendientes antes de continuar.

Clínica para adultos

La Clínica es un programa mensual de Tenis para socios e invitados: dos clases por semana en el grupo asignado.

1. Tarifas mensuales por persona: tarifas por turno y categoría (socio o invitado). Si no hay tarifas, pulsa Inicializar tarifas. Los cambios aplican a nuevas inscripciones y renovaciones; los cargos emitidos se conservan.
2. Grupos y horarios: Crear grupo con nombre, profesor, turno (Matutino o Vespertino), días (Lunes y miércoles o Martes y jueves), horario, cupo y cancha.
3. Alumnos e inscripción: elige un alumno o Registrar adulto nuevo (puedes Vincular persona de Socios), el grupo y el Mes inicial, y pulsa Confirmar inscripción.
4. Programar grupo: elige fechas, revisa la Vista previa y pulsa Guardar programación.

En Inscripciones y estado de Caja cada inscripción muestra el estado del mes actual con Ir a Caja, Anular cobro, Pausar mes y Finalizar inscripción, que funcionan igual que en Academia (después de Reanudar mes, vuelve a programar el grupo). Si cambia la elegibilidad de Socios, aparece Revisar renovación para confirmar la nueva tarifa.

Ex-alumnos

La pestaña Ex-alumnos (en Clases de Golf y en Tenis → Clases) muestra a los alumnos de Academia inactivos sin inscripción vigente, con su nivel, último horario, último mes registrado e historial de pagos. La pestaña de Academia muestra solo a los activos y a los inactivos que aún tienen inscripción vigente.

Usa esta lista para invitarlos a regresar:

1. Filtra por estatus (Sin contactar, Contactado, Interesado, No interesado) o busca por nombre.
2. Si falta el contacto, pulsa Editar contacto y captura el nombre del padre, madre o tutor, el teléfono y el correo. Si el alumno es socio y no tiene datos propios, se muestra el contacto del titular de su membresía.
3. Después de llamar o escribir, pulsa Registrar seguimiento, elige el estatus y anota la respuesta. Se guarda la fecha del seguimiento.
4. Si no quiere regresar, pulsa Marcar no interesado.
5. Si regresa, pulsa Reinscribir: el alumno vuelve a estar activo y se abre Academia para asignarle su paquete.